Come rimanere in contatto con i colleghi mentre si lavora da remoto

Contenuto

• Punti chiave
• 1. Garantire che le squadre disperse abbiano il tempo di legarsi.
• 2. Comunicare eccessivamente in modi prevedibili e regolari.
• 3. Fidati dei tuoi dipendenti e colleghi.
• 4. Ascolta le maggiori preoccupazioni dei dipendenti.

Punti chiave

• La vicinanza percepita sul posto di lavoro, ovvero quanto i dipendenti si sentano vicini ai colleghi, può essere coltivata anche se fisicamente distanti.
• Per aumentare la prossimità percepita, i manager possono dare ai team il tempo di legarsi, comunicare in modo eccessivo in modo affidabile e ascoltare le preoccupazioni dei dipendenti.
• Riporre fiducia nei dipendenti e riconoscere la loro autonomia può aiutare i dipendenti a sentirsi supportati mentre affrontano un momento difficile.

Di Anca Metiu, Professore di Management presso ESSEC Business School

Il futuro è arrivato più velocemente del previsto. Nell'ultimo anno, i lavoratori di tutto il mondo hanno fatto le valigie e hanno iniziato a lavorare a distanza con i colleghi che erano abituati a vedere di persona. Anche tenendo conto di coloro che hanno già lavorato part-time a distanza, la velocità di adattamento al lavoro da remoto al 100% è stata notevole. Nonostante la distanza fisica, abbiamo approfittato dell'abbondanza di tecnologia a nostra disposizione per sentirci vicini a colleghi, manager e amici.

Le riunioni formali sono diventate una fila di volti su Zoom, Microsoft Teams o Google Hangouts. Gli incontri informali, a lungo considerati chiave per l'innovazione, sono scomparsi. Eppure il lavoro viene svolto, i progetti avanzano e nuove idee stanno nascendo.

Com'è possibile? Come è possibile sentirsi così vicini a persone così lontane?

Di fronte a una situazione pericolosa, le persone si dimostrano notevolmente resilienti, flessibili e piene di risorse. La pandemia probabilmente ha accelerato le tendenze già profonde al lavoro nelle organizzazioni e nelle società. Inoltre, l'onnipresenza della tecnologia, combinata con l'urgenza di proteggere le vite umane, molto probabilmente ha portato a un balzo in avanti nell'adozione di nuove pratiche di lavoro. Entrambe le spiegazioni sono ragionevoli. Sono anche compatibili con i risultati di uno studio in cui io ei miei colleghi abbiamo esaminato i fattori che fanno sentire le persone vicine a colleghi lontani.

La mia ricerca identifica fattori specifici che aiutano a spiegare la velocità e la fluidità degli adattamenti al lavoro a distanza. Insieme ai miei coautori, Michael Boyer O'Leary (Georgetown University) e Jeanne Wilson (The College of William & Mary), abbiamo usato il termine prossimità percepita per descrivere i sentimenti di vicinanza tra i colleghi.

Nel mondo BC (prima di COVID-19), il nostro studio ha mostrato che le distanze fisiche tra colleghi (vicinanza oggettiva) avevano effettivamente relazioni generalmente più deboli o miste con sentimenti di vicinanza (prossimità percepita) e nessun effetto sulla qualità della relazione. In altre parole, in media, le persone si sentivano vicine ai loro collaboratori remoti quanto a quelli collocati.

Alcuni anni fa, quei risultati erano sorprendenti. Al giorno d'oggi, sembrano premonitori.

Abbiamo anche scoperto che le persone sviluppano sentimenti di vicinanza con altri lontani quando comunicano tramite la tecnologia per scoprire somiglianze profonde e sviluppare un pool di esperienze condivise. Anche se può sembrare impersonale, la tecnologia può essere utilizzata per costruire comunità e connessioni: considera la popolarità delle app di appuntamenti e dei social media. Ha senso che la tecnologia possa essere utilizzata anche in un ambiente di lavoro per rimanere in contatto (in entrambi i sensi della parola) con i nostri colleghi, nonostante siano fisicamente distanti.

Questi risultati aiutano a spiegare la velocità e l'efficacia dell'adattamento. Nelle prime settimane del blocco, i colleghi hanno fatto affidamento su un pool esistente di esperienze condivise. Inoltre, abbiamo condiviso la stranezza e lo stress dell'adattamento alla nuova normalità.

Mentre la crisi continua e mentre le organizzazioni e i dipendenti decidono di voler continuare, almeno parzialmente, a lavorare da remoto, quel pool potrebbe diminuire, a causa del fatturato, dell'espansione in nuovi mercati, ecc. la transizione un successo e semplicemente portare avanti le loro pratiche attuali a tempo indeterminato. Con il tempo, la perdita di contesto aumenterà, con conseguenze per la collaborazione e il morale. Pertanto, dobbiamo tutti fare uno sforzo per evitare che questa enorme perdita di contesto danneggi la collaborazione.

Che aspetto ha in pratica? Ecco quattro raccomandazioni manageriali basate sulla ricerca, adattate al contesto attuale.

1. Garantire che le squadre disperse abbiano il tempo di legarsi.

È importante ritagliarsi del tempo per identificare, apprendere e discutere aree di terreno comune perché questo crea una base per la fiducia e relazioni forti. I team devono combattere la tendenza a essere concentrati sull'iperattività; le persone hanno bisogno dell'opportunità di identificare somiglianze profonde (atteggiamenti verso il lavoro, affidabilità, valori) rispetto alle somiglianze superficiali (caratteristiche demografiche).

La tecnologia consente la creazione di immagini vivide degli altri lontani, riduce l'incertezza sul lavoro degli altri e ci aiuta a immaginare le situazioni degli altri. Una pratica che i manager potrebbero implementare sono regolari "pause caffè" virtuali, in cui i membri del team hanno la possibilità di parlare di argomenti sia lavorativi che non lavorativi come farebbero di persona.

2. Comunicare eccessivamente in modi prevedibili e regolari.

Questo può sembrare dolorosamente banale, ma vedo il volume e la prevedibilità delle comunicazioni come una lezione importante (dal nostro lavoro e da altri) per combattere la sfocatura che circonda la chiarezza dei ruoli, una maggiore tendenza a fare attribuzioni errate e per evitare che i conflitti si intensifichino.

Non c'è niente di peggio nel lavoro a distanza che condividere un'idea con i membri del team e non ricevere risposte da loro. Non gli è piaciuta la mia idea? Sono sommersi dal lavoro? Sono in vacanza? O c'è davvero qualcosa che non va? ... Hai capito. Le ruote girano troppo velocemente quando i compagni di squadra non sono in contatto. Ciò può essere particolarmente complicato date le condizioni particolari della crisi, come la disoccupazione parziale e l'istruzione domiciliare, il che significa che le persone possono avere orari diversi. In queste condizioni, è facile che i messaggi cadano nelle fessure, soprattutto quando non vedi colleghi nel corridoio per recuperare la memoria.

Come possiamo evitare di giocare a Broken Telephone? Un modo è stabilire chiamate regolari come un gruppo più grande e in gruppi più piccoli, dove i membri condividono ciò su cui hanno lavorato e le persone hanno l'opportunità di discutere. Riunioni regolari assicureranno inoltre che i membri del team abbiano un'idea dei reciproci carichi di lavoro, delle ferie, ecc., Per ridurre la possibilità che i fili vengano incrociati lungo il percorso.

Per (tentare di coniare) una frase, non è tanto l'assenza o la distanza che conta quanto il silenzio. Questo è il compito dei project manager: gettare le infrastrutture per la comunicazione.

3. Fidati dei tuoi dipendenti e colleghi.

Un altro aspetto manageriale è che ci si può fidare dei dipendenti, sia in situazioni di crisi che in tempi normali. La maggior parte degli adattamenti alla crisi COVID-19 sono stati effettuati individualmente, con la guida dei manager e l'assistenza tecnica dell'IT. Possiamo essere d'accordo sul fatto che il passaggio al lavoro online sia stato in gran parte dovuto agli sforzi, alle iniziative e alle idee individuali. Le persone apprezzano l'autonomia che le fa sentire preziose (e quando i loro sforzi sono riconosciuti e lodati, valorizzati). Vogliono mantenere questa autonomia, fino ad ora propagandata come prerogativa di un'élite, i colletti bianchi.

I manager dovranno riconoscere gli sforzi dei dipendenti, congratularsi con loro e aprire discussioni franche su come i dipendenti vedono il futuro del lavoro e le pratiche e gli insegnamenti del periodo di crisi che vale la pena mantenere in un futuro, si spera, più calmo. Una preoccupazione spesso ripetuta per il lavoro a distanza è il suo impatto sulla produttività, con alcuni preoccupati che i dipendenti possano distrarsi e lavorare in modo meno efficiente quando sono a casa. Ricerche passate hanno indicato che non è così e che la produttività può effettivamente migliorare quando si lavora da remoto (c.f. Bloom et al., 2014), sottolineando l'importanza di fidarsi dei propri dipendenti e colleghi per portare a termine il lavoro.

Una raccomandazione correlata è quella di estendere questo invito a discussioni franche sul modo desiderato per svolgere il proprio lavoro ai dipendenti che lo hanno fatto non passare al lavoro a distanza per via dei settori in cui operano. Cassieri, infermieri, medici, autisti, addetti alle pulizie e altri lavoratori essenziali si sono tutti adattati a lavorare in condizioni pericolose. Lo fecero senza nemmeno un mormorio. Con l'aumento del pericolo derivano maggiori responsabilità e dignità. Riconosciamo che questa dignità include il diritto di avere voce in capitolo nel modo in cui il loro lavoro è organizzato ed eseguito.

4. Ascolta le maggiori preoccupazioni dei dipendenti.

Un'altra raccomandazione è ascoltare i dipendenti che potrebbero dover affrontare un aumento della tensione a causa di problemi personali. La crisi del COVID-19 evidenzia che il fronte interno può essere un'enorme fonte di stress per i dipendenti, a causa di alloggi angusti, istruzione domiciliare e persino violenza domestica. Sebbene non sia responsabilità dei manager risolvere tali problemi, essere attenti alle particolari esigenze dei dipendenti, adeguare i programmi per alleviare lo stress quando possibile e prestare un orecchio amichevole può fare molto.

Un modo per farlo è incoraggiare le persone a partecipare presto alle riunioni virtuali e lasciare il tempo per socializzare alla fine. Questo dà alle persone l'opportunità di avere discussioni informali. Un altro modo più proattivo è offrire un orecchio in ascolto a chi ne ha bisogno.

In tempi di crisi, le persone tendono a imparare molto su se stesse e sul mondo. Le lezioni dall'attuale crisi si sveleranno nel tempo, ma sappiamo già una cosa.Anche se potremmo non essere in ufficio con i nostri colleghi tutti i giorni, condividendo uffici e chiacchierando davanti alla macchina del caffè, possiamo comunque coltivare le nostre relazioni e lavorare insieme in modo produttivo. In altre parole, possiamo essere lontani e tuttavia sentirci vicini.

Per ulteriori approfondimenti sulla ricerca, consulta ESSEC Knowledge.

O’Leary, M. B., Wilson, J. M. e Metiu, A. (2014). Beyond being there: il ruolo simbolico della comunicazione e dell'identificazione nell'emergere della prossimità percepita nel lavoro geograficamente disperso. Gestione trimestrale dei sistemi informativi, 38(4), 1219-1243.